Bilaga A – Behandlingens omfattning · Bilaga B – Underbiträden · Bilaga C – Säkerhetsåtgärder
1.1 Detta avtal gäller mellan den veterinärverksamhet som tecknat abonnemang på Pawnote ("Personuppgiftsansvarig", "ni") och [FYLL I: bolagsnamn], org.nr [FYLL I: org.nr] ("Personuppgiftsbiträdet", "vi").
1.2 Ni bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen och är personuppgiftsansvariga. Vi behandlar personuppgifter för er räkning och är personuppgiftsbiträde.
1.3 Avtalet är en integrerad del av de allmänna villkoren. Vid konflikt mellan dokumenten gäller detta avtal i frågor om personuppgifter.
1.4 Avtalet gäller så länge vi behandlar personuppgifter för er räkning, även efter att abonnemanget upphört och fram till att uppgifterna raderats enligt punkt 11.
2.1 Vi behandlar personuppgifter endast enligt era dokumenterade instruktioner. Detta avtal med bilagor, de allmänna villkoren och er faktiska användning av tjänstens funktioner utgör era instruktioner.
2.2 Vi använder aldrig era personuppgifter för egna ändamål, säljer dem inte, lämnar inte ut dem till tredje part utöver vad som framgår av punkt 5, och använder dem inte för att träna maskininlärningsmodeller.
2.3 Kräver unionsrätten eller svensk rätt att vi behandlar uppgifterna på annat sätt, informerar vi er om det kravet innan behandlingen — om inte lagen förbjuder oss att lämna sådan information.
2.4 Anser vi att en instruktion strider mot dataskyddsförordningen informerar vi er omedelbart och får avvakta med att utföra den tills frågan är utredd.
2.5 Ni ansvarar för att ni har rättslig grund för behandlingen, att uppgifterna är korrekta och relevanta, och att ni informerat de registrerade.
3.1 Vi ser till att varje person hos oss som får tillgång till personuppgifterna har åtagit sig att iaktta konfidentialitet genom en skriftlig sekretessförbindelse.
3.2 Åtkomst ges endast till de personer som behöver den för att leverera, supporta och säkra tjänsten, och endast i den omfattning uppgiften kräver.
3.3 Vi går in i era journaldata endast när ni bett om det i ett supportärende, eller när det krävs för att utreda ett driftfel eller en säkerhetsincident. Sådan åtkomst dokumenteras.
4.1 Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32. Åtgärderna beskrivs i Bilaga C.
4.2 Vi får ändra åtgärderna, men aldrig så att skyddsnivån sänks väsentligt. Väsentliga ändringar meddelas i förväg.
5.1 Ni lämnar genom detta avtal ett allmänt skriftligt förhandstillstånd att anlita underbiträden. De underbiträden som anlitas vid avtalets ingående framgår av Bilaga B och av den löpande uppdaterade listan på pawnote.net/legal/underbitraden.html.
5.2 Innan vi anlitar ett nytt underbiträde, eller byter ut ett befintligt, informerar vi er minst 30 dagar i förväg via e-post till klinikens administratör.
5.3 Ni har rätt att invända mot ett nytt underbiträde. Invänder ni inom 30 dagar och vi inte kan erbjuda en rimlig alternativ lösning, får ni säga upp abonnemanget med omedelbar verkan utan kostnad, med bibehållen rätt till fullständig dataexport.
5.4 Vi ålägger varje underbiträde samma skyldigheter som följer av detta avtal, genom skriftligt avtal. Vi är fullt ansvariga gentemot er för underbiträdets behandling.
6.1 Tjänsten innehåller funktioner för att söka fram, exportera, rätta och arkivera uppgifter om en enskild djurägare. I normalfallet hanterar ni därför begäranden om registerutdrag, rättelse och dataportabilitet själva, direkt i tjänsten.
6.2 Räcker inte tjänstens funktioner bistår vi er utan onödigt dröjsmål, och senast inom 10 arbetsdagar från er skriftliga begäran. Bistånd i skälig omfattning är kostnadsfritt.
6.3 Vänder sig en registrerad direkt till oss besvarar vi inte begäran i sak, utan hänvisar personen till er och informerar er utan onödigt dröjsmål.
6.4 Vi uppmärksammar att rätten till radering enligt artikel 17 är begränsad av journalföringsplikten: uppgifter i en veterinärjournal ska bevaras enligt Jordbruksverkets föreskrifter även om den registrerade begär radering. Bedömningen görs av er.
7.1 Vi underrättar er utan onödigt dröjsmål, och senast inom 24 timmar från att vi fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör era uppgifter.
7.2 Underrättelsen skickas till klinikens administratör och innehåller så långt det är känt: incidentens art, vilka kategorier av uppgifter och ungefär hur många registrerade som berörs, sannolika konsekvenser, de åtgärder vi vidtagit eller föreslår, samt en kontaktpunkt hos oss.
7.3 Är allt inte känt direkt lämnar vi informationen successivt i stället för att vänta med underrättelsen.
7.4 Vi bistår er med den dokumentation ni behöver för en eventuell anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten och för information till de registrerade. Anmälan görs av er — vi anmäler inte i ert namn.
8.1 På er begäran bistår vi er med den information om tjänstens behandling, säkerhetsåtgärder och dataflöden som ni behöver för en konsekvensbedömning avseende dataskydd eller ett förhandssamråd med tillsynsmyndighet.
9.1 Personuppgifterna lagras inom EU/EES. Aktuell lagringsplats framgår av Bilaga B.
9.2 Vi överför inte personuppgifter till land utanför EU/EES utan att det framgår av Bilaga B och sker med stöd av ett beslut om adekvat skyddsnivå, EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller annan giltig överföringsgrund enligt kapitel V i dataskyddsförordningen.
9.3 Vissa underbiträden har moderbolag utanför EU/EES. Det innebär inte i sig att uppgifter överförs dit, men kan medföra en teoretisk risk för åtkomst. Vi redovisar detta öppet i Bilaga B i stället för att tiga om det.
10.1 Vi ger er den information som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 fullgörs.
10.2 Ni har rätt att granska vår behandling, en gång per kalenderår och efter en personuppgiftsincident. Granskningen aviseras minst 30 dagar i förväg, genomförs på arbetstid och får inte störa driften.
10.3 Vi får i första hand uppfylla granskningsrätten genom att lämna dokumentation, svar på frågeformulär och underbiträdenas egna revisionsrapporter och certifieringar. Räcker det inte får ni genomföra granskning på plats eller anlita en oberoende revisor som inte är vår konkurrent och som omfattas av sekretess.
10.4 Vardera parten bär sina egna kostnader. Begär ni granskning utöver det som anges ovan får vi ta skälig ersättning för nedlagd tid.
11.1 När behandlingen upphör väljer ni om uppgifterna ska återlämnas eller raderas.
11.2 Återlämnande sker genom fullständig export i maskinläsbart format (JSON), kostnadsfritt. Exportfunktionen är tillgänglig i tjänsten även efter att abonnemanget upphört.
11.3 Radering utförs inom 60 dagar från er skriftliga begäran och bekräftas skriftligen. Säkerhetskopior raderas när de faller ur backup-rotationen, senast inom [FYLL I: antal] dagar.
11.4 Begär ni varken återlämnande eller radering behåller vi uppgifterna i fem år och tre månader från avtalets upphörande och raderar dem därefter. Skälet är journalföringsplikten — vi raderar inte uppgifter ni fortfarande är skyldiga att kunna visa upp.
11.5 Vi behåller efter radering endast avtalsdokumentation, loggar över ert godkännande av detta avtal och bokföringsunderlag, som vi är skyldiga att spara enligt bokföringslagen och behöver för att kunna försvara rättsliga anspråk.
12.1 Ansvarsfördelningen följer artikel 82 i dataskyddsförordningen.
12.2 Ansvarsbegränsningen i punkt 12 i de allmänna villkoren gäller inte för skadestånd enligt artikel 82 eller för administrativa sanktionsavgifter som drabbat er till följd av att vi brutit mot detta avtal.
13.1 Ändringar av detta avtal publiceras som en ny version med nytt versionsnummer och kräver ett nytt godkännande från er administratör. Ändringar meddelas minst 30 dagar i förväg.
13.2 Varje version arkiveras med kontrollsumma (SHA-256). Under Inställningar → Juridik ser ni exakt vilken version ni godkänt, när och av vem.
13.3 Är en bestämmelse ogiltig påverkas inte avtalet i övrigt.
Lagring och behandling av journal-, kund- och bokningsuppgifter i en molnbaserad veterinärjournal, inklusive lagring, strukturering, sökning, visning, ändring, export och radering.
Att ni ska kunna föra journal enligt lagen (2009:302) om verksamhet inom djurens hälso- och sjukvård och Jordbruksverkets föreskrifter, boka och planera besök, och kommunicera med era kunder.
Under abonnemangstiden och därefter till dess uppgifterna raderats enligt punkt 11.
| Kategori | Uppgifter |
|---|---|
| Identitet och kontakt | Namn, personnummer, adress, postnummer, ort, telefonnummer, e-postadress, kundnummer, anläggningsnummer |
| Uppgifter om djur | Djurets namn, art, ras, kön, födelsedatum, chipnummer, försäkring. Kopplade till ägaren och därmed indirekt personuppgifter. |
| Journalinnehåll | Journaltext, anamnes, status, diagnos, prognos, behandlingsplan, läkemedel, signatur (namn och titel på ansvarig) och tidpunkt |
| Bokningar | Tid, behandlingstyp, behandlare, rum, fritextanteckning |
| Personal | Namn, e-postadress, titel, behörighet, aktivitet i ändringsloggen |
| Teknisk | IP-adress, tidpunkt och webbläsarinformation i drift- och säkerhetsloggar |
Fältet för personnummer finns för säker identifiering av djurägare — framför allt vid fakturering, försäkringsärenden och vid journalutlämnande, där en förväxling får praktiska konsekvenser. Behandling av personnummer utan samtycke är tillåten när den är klart motiverad med hänsyn till ändamålet, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl (3 kap. 10 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning).
Bedömningen är er. Fältet är valfritt — behöver ni inte personnummer, låt det vara tomt. Uppgiften lagras i klartext i databasen och skyddas av åtkomstkontroll på databasnivå, inte av kolumnkryptering. Den följer med i journalutskrift (PDF) och i dataexport. Tjänsten varnar för det i exportdialogen.
Tjänsten är inte avsedd för uppgifter om människors hälsa eller andra särskilda kategorier enligt artikel 9. Uppgifter om djurs hälsa är inte sådana uppgifter. Skriv därför inte in uppgifter om djurägarens egen hälsa i journaltexten.
Den vid varje tidpunkt gällande listan finns på pawnote.net/legal/underbitraden.html. Vid avtalets ingående anlitas följande.
| Underbiträde | Funktion | Uppgifter | Plats |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Databas, inloggning, utskick av konto- och inbjudningsmejl | Samtliga uppgifter i Bilaga A | eu-west-3 (Paris, Frankrike), inom EU/EES. Moderbolag i USA. Överföring till tredjeland sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler enligt Supabases personuppgiftsbiträdesavtal. |
| Cloudflare, Inc. | Webbhotell, domän, nätverksskydd, driftloggar | Trafikdata: IP-adress, tidpunkt, begärd sökväg. Journalinnehåll passerar krypterat men lagras inte. | Globalt nätverk, trafiken avslutas normalt i EU. Moderbolag i USA. Standardavtalsklausuler enligt Cloudflares personuppgiftsbiträdesavtal. |
| Mottagare | Varför inte underbiträde |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Hanterar er betalning. Får klinikens namn, e-postadress, faktureringsuppgifter och eventuellt momsregistreringsnummer. Får aldrig journaldata eller djurägaruppgifter. Stripe är självständigt personuppgiftsansvarig för betalningsdata. |
Typsnitt och programbibliotek serveras från vår egen domän. Tjänsten gör inga anrop till Google Fonts, publika CDN:er, webbanalys eller annonsnätverk, så inga uppgifter lämnar till sådana mottagare.
